Pisiffiks anti-korruptionspolitik
1 FORMÅL
Pisiffik A/S (herefter Pisiffik) har en stringent anti-korruptionspolitik, der er designet til at sikre etik og integritet i alle vores forretningsaktiviteter. Pisiffik definerer korruption som misbrug af betroet magt eller position for at opnå personlig eller privat vinding. Pisiffik anerkender, at korruption skader samfundet, forvrider konkurrencen og underminerer retfærdighed og troværdighed.
Anti-korruption forstås som tiltag, der forebygger korruption. Denne politik skal læses i sammenhæng med Pisiffiks Gavepolitik.
2 ANVENDELSE
Anti-korruptionspolitikken finder anvendelse i alle dele af Pisiffik, efter at være blevet tiltrådt af Pisiffiks direktion.
De enkelte ledere i Pisiffik er ansvarlig for at gøre anti-korruptionspolitikken kendt gennem intern kommunikation. Det forventes, at ledere bidrager til at styrke anti-korruptionskulturen ved at være tydelige rollemodeller og kommunikere Pisiffiks holdninger til korruption. Direktionen og HR-afdelingen har ansvaret for at følge op på, at de etiske retningslinjer og krav til anti-korruptionsarbejdet er forstået af medarbejderne og indarbejdet i det operative og daglige arbejde.
3 MÅLGRUPPE
Anti-korruptionspolitikken gælder for medarbejdere, ledelse og bestyrelse i Pisiffik samt vores samarbejdspartnere. Alle har pligt til at følge den, og ethvert brud behandles efter retningslinjer, der er beskrevet sidst i dette dokument.
Agenter, konsulenter eller andre som arbejder på vegne af Pisiffik er også underlagt denne politik.
Pisiffiks anti-korruptionspolitik omfatter følgende former for korruption:
1. Interessekonflikt: Vi tager hånd om potentielle interessekonflikter, hvor personlige interesser kan påvirke objektivitet eller upartiskhed i beslutninger.
2. Bestikkelse: Vi har en nultolerance over for bestikkelse. Vi afviser tilbud, gaver, tjenester eller andre incitamenter, der gives, modtages, accepteres eller tilbydes for at påvirke handlinger eller beslutninger hos personer i magtfulde positioner.
3. Afpresning: Vi afviser enhver form for afpresning, hvor trusler eller pres bruges til at påvirke vores handlinger eller beslutninger. Vi står imod forsøg på at opnå betalinger eller tjenester ved at true med at afsløre skadelige eller kompromitterende oplysninger.
4. Bedrageri: Vi accepterer ikke bedrageri og svigagtig adfærd. Vi forbyder manipulation, vildledning eller misbrug af oplysninger med det formål at opnå økonomisk eller materiel fordel på bekostning af andre.
5. Underslæb: Vi tolererer ikke underslæb og tyveri af midler, varer eller ressourcer, der er blevet betroet os. Vi handler mod enhver form for misbrug af midler og ressourcer til personlig vinding.
6. Nepotisme: Vi forpligter os til at undgå nepotisme og praksis med at favorisere familiemedlemmer eller venner ved at tildele dem job, forfremmelser eller andre fordele uden hensyn til kvalifikationer eller fortjeneste.
7. Gavepolitik:
Modtagelse af gaver
Alle gaver, der modtages fra Pisiffiks leverandører, skal indgå i lodtrækning mellem alle Pisiffiks medarbejdere.
Modtages en gave i en given by, skal den således afleveres hos nærmeste salgschef, med henblik på fordeling imellem Pisiffiks medarbejdere i byen.
Gaver modtaget hos medarbejdere tilknyttet Pisiffiks servicekontor eller logistikafdeling, skal afleveres til direktion eller logistikchef og derefter indgå i lodtrækning eller fortæres blandt mellem alle medarbejderne tilknyttet servicekontor og logistikafdeling.
Undtagelse
Gaver til en værdi på under 500 kr. eller personlige gaver givet i forbindelse med runde fødselsdage og jubilæer op til en maks. værdi af 500 kr. må modtages efter aftale med nærmeste leder. Sådanne gaver skal altid modtages på firme- eller butiksadressen.
Gæstfrihed
Deltagelse i arrangementer til en samlet værdi på op til 1.500 kr. pr, person skal forudgående aftales med nærmeste leder.
Deltagelse i ekstraordinære arrangementer til en samlet værdi af over 1.500 kr. pr. person (f.eks. rejser og udlandsophold) skal i alle tilfælde forudgående godkendes af direktionen som kan rådføre sig med HR-afdelingen.
Det er ikke tilladt at deltage i arrangementer, hvis der ikke deltager en repræsentant fra den inviterende virksomhed.
Det er ikke tilladt at deltage i sociale arrangementer, som ikke ligeledes har et fagligt eller forretningsmæssigt indhold. Det faglige indhold og udbytte af arrangementet skal stå mål med den sociale del. Sociale arrangementer kan f.eks. være sportsarrangementer, hotelophold, teater og koncerter.
Deltagelse i finansierede faglige konferencer og branchemøder (f.eks. fødevaremesser) skal aftales med nærmeste leder eller salgschef.
Eksempler:
Undtagelse:
Gæstfrihed og deltagelse i arrangementer som har en værdi på op til 200 kr. kan – uanset om gæstfriheden har fagligt indhold - modtages efter aftale med nærmeste leder eller salgschef.
Eksempel:
Hvis du eller din leder er i tvivl, skal I drøfte spørgsmålet med salgs-eller driftsdirektøren.
Vareprøver
Vareprøver kan gives og modtages alene med det formål at undersøge og opbygge kendskab til produktet. Kredsen af modtagere skal til enhver tid modsvare et relevant formål med at give eller modtage produkterne. Vareprøver med værdi en værdi over 200 kr. skal forhåndsgodkendes af indkøbschef eller salgs- eller driftsdirektør. Alle vareprøver uanset beløbsmæssigværdi skal ledsages af en vareprøveseddel. Vareprøver som er tilovers eller modtaget i et meget stort antal skal fordeles mellem Pisiffiks medarbejdere f.eks. ved lodtrækning eller uddeling i de enkelte byer.
Når Pisiffik giver gaver, eksterne arrangementer og gaver, donationer og sponsorater
Gaver og arrangementer til alle samarbejdspartnere uden for Pisiffik skal være forretningsrelateret og modsvare formålet med gaven eller arrangementet, og må ikke skabe en uberettiget forventning hos modtageren.
Medmindre der er tale om en ekstraordinær situation, giver Pisiffik kun gaver i forbindelse med arrangementer og begivenheder, hvortil repræsentanter for Pisiffik er blevet inviteret. Gaver i sådanne ekstraordinære situationer skal godkendes af administrerende direktør.
Julegaver til kunder og andre forretningsforbindelser koordineres centralt i organisationen, så der sker en ligebehandling blandt modtagerne.
Udgifter til eksterne gaver og arrangementer kræver forudgående godkendelse i overensstemmelse forretningsorden for ledere.
Såfremt Pisiffiks skal foretage en donation eller et sponsorat skal sponsorater og donationer følge den bemyndigelse der er fastsat i Pisiffiks sponsorpolitik. Sponsorater eller donationer aftalt som en integreret del af en kundeaftale er ikke omfattet. Se venligst Pisiffiks Sponsorpolitik.
Eksempel:
Overtrædelse af gavepolitikken
Det er vigtigt for Pisiffik at gavepolitikken overholdes fordi den er med til at håndhæve god forretningsskik. Dermed er risikoen for negativ omdømmemæssig og retlige konsekvenser formindsket.
Overtrædelse af gavepolitikken kan derfor have ansættelsesretlige konsekvenser.
4 EJERSKAB
I Pisiffik ejes anti-korruptionspolitikken af direktionen og HR-afdelingen.
Det påhviler direktionen og HR-afdelingen at sikre, at anti-korruptionspolitikken indarbejdes og efterleves af alle medarbejdere. Ved tvivlstilfælde skal medarbejdere og ledere enten afstå fra situationen eller kontakte nærmeste overordnede, som skal søge rådgivning hos HR-afdelingen.
Alle medarbejdere og ledere der får mistanke eller viden om forhold skal reagere herpå.
5 WHISTLEBLOWER
Pisiffik er forpligtet til at identificere, forebygge og bekæmpe enhver form for korruption. Vi opretholder en kultur baseret på åbenhed, ansvarlighed og rapportering. Vi opfordrer alle vores medarbejdere, partnere og interessenter til at deltage i vores indsats mod korruption ved at rapportere mistænkelig eller uretmæssig adfærd til ledelsen eller vores whistleblowerordning. (link til whistleblowerordning)
Vi forpligter os til at beskytte whistlebloweres identitet og behandle deres rapporter fortroligt. Ved at indberette mistænkelig eller uretmæssig adfærd hjælper alle med at opretholde vores høje standarder for etik og integritet samt sikre en retfærdig og transparent forretningspraksis.
6 KONSEKVENSER
Overtrædelse af reglerne om anti-korruption kan få store konsekvenser for Pisiffik og overtrædelser vil derfor blive taget seriøst. For ansatte kan overtrædelse betyde mundtlig eller skriftlig advarsel og i alvorlige tilfælde opsigelse eller bortvisning. Donorer vil blive underrettet, såfremt der indledes en undersøgelse.
7 VERSIONSHISTORIK
Retningslinjen opdateres af direktionen og HR-afdelingen årligt eller efter behov.
Versionshistorik:
Vedtaget af direktionen i Pisiffik A/S